Chương 4: Làm việc với các Chào hàng (Leads)

Trong Kinh doanh việc Quản lý Chào hàng là một trong các hoạt động quan trọng trong việc mở rộng quy trình bán hàng & marketing của tổ chức. Các Chào hàng là các chi  tiết thô về các cá nhân hoặc các đại diện của của các tổ chức đã thu thập từ các buổi hội thảo hay giới thiệu mới, các thông báo, yêu cầu hỏi mua hàng từ các nguồn khác nhau và các chiến dịch marketing khác. Chúng được sử dụng để thông báo các ngoại lệ riêng hoặc các tổ chức đến các giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng của bạn, vì thế bạn có thể bán các sản phẩm/dịch vụ của bạn trong tương lai. Đôi khi các Chào hàng có thể không liên quan đến mua các sản phẩm/dịch vụ cụ thể, nhưng có thể có ích khi bán các sản phẩm khác trong tương lai.

Thuật ngữ có liên quan đến quản lý Chào hàng có thể khác với các ngành kinh doanh khác nhau, nhưng quy trình cơ bản là tương tự giống nhau. Bạn có thể sử dụng module Chào hàng nếu bạn có quy trình quản lý Chào hàng rành mạch trong tổ chức của bạn. Trong hệ thống Zoho CRM, Chào hàng là một sự kết hợp đúng lúc giữa công ty, con người và kinh doanh (khả năng). Bạn phải ghi rõ tên công ty và con tên người trong khi tạo ra Chào hàng mà là phù hợp nhất với mô hình Business to Business (B2B)

Kiểu quy trình quản lý Chào hàng

  1. Tuỳ biến Chào hàng có liên quan đến các trường trong trang Chào hàng theo quy trình bán hàng & Marketing  trong tổ chức của bạn (Bạn có thể sử dụng các trường hiện tại, vô hiệu hoá một số trường thông thường, hoặc thêm các trường tuỳ biến mới)
  2. Thiết lập quy trình tạo ra Chào hàng bằng cách điền vào mẫu Chào hàng, nhập dữ liệu Chào hàng từ các nguồn khác nhau, hoặc các Chào hàng lấy được ngay lập tức từ Website của bạn sử dụng mẫu Web-to-Lead
  3. Chỉ định các Chào hàng đến chính xác những người bán hàng/đối tác bán hàng sử dụng các quy tắc Chỉ định Chào hàng
  4. Chỉ rõ các Chào hàng như là các khả năng tiếp theo cho đến khi Chào hàng đã đạt tới một giai đoạn chắc chắn. Sau này chuyển đổi Chào hàng thành khả năng. Trong khi chuyển đổi các Chào hàng thành các khả năng, các tài khoản và các liên lạc được tạo ra tự động
  5. Sau khi chuyển đổi các Chào hàng thành các khả năng tiếp theo trong module Potentials cho đến  khi thoả thuận đạt được hoặc mất. Tất cả các Chào hàng đã chuyển đổ hiện trạng được thay đổi thành “Đã chuyển đổi”, mà có thể được sử dụng để tham khảo sau này

Chú ý:

  • Các trường thông thường trong module Chào hàng thích hợp với hầu hết các ngành kinh doanh. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu thêm các trường, Nhà quản trị hệ thống của bạn có thể tuỳ biến hoá các mẫu Chào hàng theo quy trình kinh doanh của Tổ chức
  • Để tạo ra các Chào hàng bạn phải thêm Tên công ty và Tên của Chào hàng. Trong hệ thống Zoho CRM, thông tin Chào hàng là sự kết hợp của công ty cũng như thông tin liên lạc của con người

Trang chủ Chào hàng bao gồm:

  • Danh sách trang xem các Chào hàng
  • Trang điều hướng
  • Tạo nhanh các Chào hàng
  • Các báo cáo Chào hàng
  • Bảng tổng hợp
  • Các công cụ Chào hàng, như là Nhập, Xuất, Xoá nhiều và Chuyển giao nhiều
  • Tìm kiếm theo bảng chữ cái
  • Các trang xem tuỳ biến

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Chào hàng:

Điều hướng các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể điều hướng các Chào hàng theo hiện trạng của các Chào hàng

Để điều hướng các Chào hàng

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dưới mục Danh sách Chào hàng, chọn một trong các trang xem từ danh sách thả xuống khi nhấn vào Select View để trình bày danh sách của các Chào hàng theo hiện trạng của các Chào hàng (Ví dụ, Contacted, Hot, Won và các mục khác)
  3. Trong mục Danh sách Chào hàng, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách tương ứng của các Chào hàng

Tìm kiếm các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các Chào hàng theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin đã quy định trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các Chào hàng

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dướI mục Chào hàng Search, làm một trong các bước sau:
    • Ghi rõ tiêu thức tìm kiếm trong hộp tìm kiếm và nhấn nút Go. Hoặc
    • Chọn một trong các đường dẫn tìm kiếm theo bảng chữ cái
  3. Trong trang Danh sách Chào hàng, danh sách của các Chào hàng được trình bày theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

Tạo các trang xem tuỳ biến

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Danh sách Chào hàng bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ biến, sắp xếp các cột trong danh sách các trang xem (thứ tự tăng/giảm) tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh sách hiện tại. Thêm nữa, bạn có thể sửa đổi một số cột trong danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc định, danh sách các trang xem thông thường dưới đây sẵn có trong module Chào hàng

  • Các trang xem thông thường
    • Tất cả những Chào hàng mở
    • Các Chào hàng của tôi
    • Các Chào hàng hôm nay
    • Các Chào hàng đã chuyển đổi
  • Các trang xem gần đây
    • Các Chào hàng đã tạo gần đây
    • Các Chào hàng đã sửa đổi gần đây
    • Các Chào hàng đã xem gần đây

 Chú ý: Người sử dụng đã tạo ra danh sách các trang xem được trình bày dưới User Created Views trong danh sách thả xuống khi nhấn vào View

Tham khảo Chương <>: Quản lý danh sách các trang xem để biết thêm về cách tạo danh sách các trang xem

Để tạo các trang xem tuỳ biến

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dưới mục Danh sách Chào hàng, nhấn vào Create View

Chú ý: DướI mục Danh sách Chào hàng một số các trang xem danh sách thông thường được trình bày. Bạn chỉ có thể sắp xếp lại thứ tự các cột và các cột
  1. Trong trang Create New View, làm như dưới đây:
    • Trong mục View Information, ghi rõ tên của trang xem Tuỳ biến trong trường View Name (bắt buộc). Tên trang xem Tuỳ biến xuất hiện trong View. Bạn cũng có thể thiết lập trang xem Tuỳ biến như là một danh sách trang xem mặc định bằng cách chọn hộp kiểm tra Set as Default View
    • Trong mục Specify Criteria, ghi rõ tiêu thức lọc. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Specifying List View Criteria
    • Trong mục Choose Columns, chọn các cột được trình bày trong List View. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Selecting List View Columns
    • Trong mục Accessibility Details, chọn những người sử dụng mà danh sách trang xem Tuỳ biến của họ phải được hiệu hoá. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Enabling View Access

   4. Chọn Save. Danh sách trang xem Tuỳ biến được trình bày trong danh sách thả xuống khi nhấn vào View.

Tạo các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể tạo các Chào hàng bằng cách

  • Nhập bằng tay dữ liệu vào mẫu chi tiết Chào hàng
  • Nhập các Chào hàng từ các nguồn khác nhau
  • Lấy các Chào hàng từ Website qua mẫu Web-to-Lead

Note: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy liên lạc với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Danh sách Chào hàng thông thường-Các trường có liên quan

Trong Chào hàng: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ Chào hàng-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu

Tên trường

Phần mô tả

Kiểu dữ liệu

Lời chào

Chọn lời chào từ danh sách thả xuống

Danh sách lọc

Tên đầu

Ghi rõ tên của Chào hàng

Hộp ký tự, Chữ số (40)

Họ*

Ghi rõ họ của Chào hàng . Đây là trường bắt buộc

Hộp ký tự, Chữ số (80)

Công ty*

Ghi rõ tên của công ty mà Chào hàng đang làm việc. Đây là trường bắt buộc

Hộp ký tự, Chữ số (100)

Chức vụ

Ghi rõ chức vụ của Chào hàng

Hộp ký tự, Chữ số (50)

Nguồn Chào hàng

Chọn nguồn của Chào hàng, đó là từ nơi mà Chào hàng được tạo ra

Danh sách lọc

Ngành kinh doanh

Ghi rõ ngành kinh doanh mà Chào hàng làm việc

Danh sách lọc

Thu nhập hàng năm

Ghi rõ thu nhập hàng năm của công ty nơi mà Chào hàng làm việc

Hộp ký tự, giá trị thập phân (19).

Chủ sở hữu Chào hàng

Trình bày ID người sử dụng Zoho CRM mà Chào hàng được ấn định

Danh sách lọc

Điện thoại

Ghi rõ số điện thoại của Chào hàng

Hộp ký tự, Chữ số (50)

Mobile

Ghi rõ số mobile của Chào hàng

Hộp ký tự, Chữ số (50)

Fax

Ghi rõ số fax của Chào hàng

Hộp ký tự, Chữ số (50)

E-mail

Ghi rõ địa chỉ e-mail của Chào hàng

E-mail (100)

Website

Ghi rõ website của Chào hàng

URL (30)

Hiện trạng Chào hàng

Chọn hiện trạng của Chào hàng từ danh sách thả xuống

Danh sách lọc

Phân loại

Chọn phân loại Chào hàng từ danh sách thả xuống

Danh sách lọc

Số nhân viên

Ghi rõ số nhân viên trong công ty của Chào hàng

Hộp ký tự, giá trị số nguyên (50)

Đường

Ghi rõ địa chỉ đường phố của Chào hàng

Hộp ký tự, Chữ số (250)

Thành phố

Ghi rõ tên thành phố nơi mà Chào hàng sống

Hộp ký tự, Chữ số (30)

Bang

Ghi rõ tên của bang nơi mà Chào hàng sống

Hộp ký tự, Chữ số (30)

Chỉ số bưu điện

Ghi rõ mã bưu điện nơi của địa chỉ Chào hàng

Hộp ký tự, giá trị số nguyên (30)

Quốc gia

Ghi rõ tên quốc gia của Chào hàng

Hộp ký tự, Chữ số (30)

Mô tả

Ghi rõ bất cứ chi tiết nào khác về Chào hàng

Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Tạo riêng lẻ các Chào hàng

Bạn có thể tạo bằng tay các Chào hàng bất cứ lúc nào khi có một số ít những Chào hàng. Ví dụ, bạn có thể gặp một người khi đi du lịch và trong lúc nói chuyện với nhau, anh ấy/cô ấy tỏ ra quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn. Sau đó,bạn trao đổi card cho nhau và trả lời sẽ liên lạc với anh ấy/cô ấy sau để nói thêm chi tiết về sản phẩm/dịch vụ của bạn. Vào sáng hôm sau, bạn có thể tạo bằng tay Chào hàng cùng với các chi tiết sẵn có. Cách tốt nhất để quản lý những sự việc thế này là tạo bằng tay những Chào hàng nơi mà bạn có thể điền các chi tiết sẵn có ngay lập tức

Bạn có thể tạo ra những Chào hàng bằng cách

  • Điền chi tiết vào mẫu tạo Chào hàng
  • Sử dụng Quick Create (Tạo nhanh), thành phần tạo nhanh có ở phía bên tay trái của trang Trang chủ Chào hàng
  • Sao chép lại Chào hàng cùng vớI một vài thay đổi trong chi tiết Chào hàng hiện tại

Chú ý: Theo mặc định, người mà tạo ra Chào hàng là chủ sở hữu Chào hàng. Nếu bạn muốn chỉ định Chào hàng cho một người sử dụng khác, chọn tên người sử dụng từ trường Change Owner trong trang xem chi tiết Chào hàng. Ngoài ra, hiện trạng Chào hàng được đánh dấu cùng với hiện trạng Chào hàng mặc định theo mỗi quy trình bán hàng của tổ chức của bạn

Để tạo riêng lẻ những Chào hàng

  1. Nhấn vào Chào hàng Mới
  2. Trong Chào hàng: trang, nhập Chào hàng-thông tin có liên quan

    Chú ý: Các trường Họ và Công ty là bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách những Chào hàng thông thường-các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
  3. Nhấn Save. Chi tiết Chào hàng được trình bày trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng> nơi mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động. Tham khảo mục Kết hợp những Chào hàng với các bản ghi khác để biết thêm chi tiết

Để tạo các Chào hàng ngay lập tức

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Ở bên tay trái dưới mục Quick Create (Tạo nhanh), nhập chi tiết các trường, như là Họ và tên công ty
  3. Nhấn Save. Chi tiết Chào hàng được trình bày trong trang Trang chủ Chào hàng, nơi bạn có thể cập nhật thêm các chi tiết

Để tạo bản sao các Chào hàng

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong trang xem Danh sách Chào hàng, chọn Chào hàng để tạo bản sao
  3. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Clone
  4. Trong Edit: trang <Tên Chào hàng>, sửa đổi một số chi tiết Chào hàng
  5. Nhấn Save. Chi tiết Chào hàng được trình bày trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng> nơi mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động

Nhập các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Nhập dữ liệu)

Việc nhập các Chào hàng từ bên ngoài vào hệ thống Zoho CRM là một trong các hoạt động quan trọng nhất trong việc marketing & bán hàng, khi bạn đang sử dụng các hệ thống khác nhau để tập hợp dữ liệu các Chào hàng. Ví dụ, bạn có thể có được các Chào hàng từ các nguồn bên ngoài, nắm bắt được các yêu cầu sản phẩm từ Website, lấy thông tin về các Chào hàng từ các đơn vị kinh doanh khác nhau trong giới hạn tổ chức nơi có thay đổi về bán chéo các sản phẩm, hoặc di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ của bạn sang hệ thống Zoho CRM. Trong tất cả các trường hợp, việc nhập Chào hàng nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn

Bạn có thể nhập các Chào hàng, nếu bạn được uỷ quyền để thực hiện hoạt động này. Mặt khác nút Nhập Chào hàng trong trang Trang chủ Chào hàng sẽ bị ẩn trên giao diện người sử dụng của  bạn. Theo mặc định, quyền sở hữu thông tin Chào hàng được tăng lên cùng với người sử dụng mà nhập các Chào hàng. Bạn có thể thay đổi quyền sở hữu Chào hàng trong khi nhập bằng cách thêm một cột chủ sở hữu Chào hàng trong file nhập (CVS/XLS) và sắp xếp vào trường Assigned To. Nó sẽ tự động chỉ định các Chào hàng đến những ngươiì sử dụng riêng biệt. Sử dụng chính xác tên những người sử dụng Zoho CRM trong khi tạo các file nhập Chào hàng, mặt khác các Chào hàng không được tạo ra trong Zoho CRM

Các lời khuyên quan trọng

  • Trước khi nhập các Chào hàng, bạn phải có chi tiết Chào hàng dưới dạng file CSV/XLS
  • Bạn phải có đặc quyền để nhập các Chào hàng vào hệ thống Zoho CRM
  • Trước khi nhập các Chào hàng, đóng file CSV/XLS và các chương trình tính toán
  • Xoá các dấu nháy trong file CVS (ví dụ, ABC's)
  • Bạn có thể nhập tối đã 1000 Chào hàng trong một lần / chu trình nhập

Để nhập các Chào hàng

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home dưới mục Chào hàng Tools, nhấn nút Import My Chào hàng hoặc Import My Organization Chào hàng

 Chú ý: Đường dẫn nhập chỉ được hiển thị khi bạn có đặc quyền để sử dụng tính năng Import. Hãy liên lạc với nhà quản trị của bạn trong trường hợp các đường dẫn bị vô hiệu hoá
  1. Trong Specify Import File: trang, trình duyệt các Chào hàng-các file nhập có liên quan (định dạng CSV/XLS) và sau đó nhấn vào nút Next
  2. Trong trang Fields Mapping, sắp xếp các cột đầu trang CSV/XLS cùng với các trường Chào hàng trong Zoho CRM.
  3. Nhấn nút Import. Sẽ mất vài giây để hoàn thành việc nhập
  4. Trong trang Import Summary nhấn nút Go to Danh sách Chào hàng. Nếu có bất kỳ bản ghi nào giống nhau trong file XLS/CSV hoặc các Chào hàng đang có trong hệ thống Zoho CRM, trang Duplicate Records được hiện ra. Để biết thêm chi tiết về việc nhập các bản ghi giống nhau tham khảo mục Nhập các bản ghi giống nhau
  5. Trong Chào hàng: trang Home, các Chào hàng đã nhập được trình bày dướI mục Danh sách Chào hàng. Bạn có thể tiếp tục nhập thêm hoặc kết thúc hoạt động này

Để nhập các bản ghi giống nhau

  1. Tham khảo các bước từ 1 đến 4 trong mục Nhập các Chào hàng
  2. Trong trang Duplicate Records, danh sách của các bản ghi giống nhau được trình bày. Bạn có thể chọn một trong các tuỳ chọn dưới đây cho mỗi bản ghi
    • Overwrite: Để viết đè lên các bản ghi hiện tạI vớI bản ghi mới. Nhấn Overwrite All để chọn tất cả các bản ghi
    • Skip: Để bỏ qua việc nhập bản ghi mới. Nhấn Skip All để chọn tất cả các bản ghi
    • Clone: Để tạo bản ghi mới thêm vào bản ghi hiện tạI. Nhấn Clone All để chọn tất cả các bản ghi
  3. Nhấn nút Next. Sẽ mất vài phút để hoàn thành việc nhập
  4. Trong trang Import Summary nhấn nút Go to Danh sách Chào hàng
  5. Trong Chào hàng: trang Home, các Chào hàng đã nhập được trình bày dướI mục Danh sách Chào hàng. Bạn có thể tiếp tục nhập thêm hoặc kết thúc hoạt động này

 

Nhập các bản ghi trùng nhau

Hợp nhất các Chào hàng giống nhau

Qua một thời gian, có thể có khả năng các trường giống nhau bị tích lại trong module Chào hàng. Bạn có thể hợp nhất các Chào hàng giống nhau để tổ chức các Chào hàng tốt hơn

Để hợp nhất các Chào hàng

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong trang Trang chủ Chào hàng, dưới mục Danh sách Chào hàng, nhấn vào Chào hàng đã quy định
  3. Trong trang Chi tiết Chào hàng, nhấn nút Find & Merge Duplicates
  4. Trong trang Find Duplicate Chào hàng, làm như dưới đây
    1. Dưới mục Search Criteria, theo mặc định một số tiêu thức thoả mãn và tương ứng với các giá trị được trình bày. Thêm vào các tiêu thức nếu đã quy định. Nhấn nút Search
    2. Dưới mục Matching Chào hàng, chọn các Chào hàng để hợp nhất
    3. Nhấn nút View Duplicates
  5. Trong trang Merge Chào hàng, chọn các trường để cập nhật đến bản ghi chủ. Tất cả các trường giống nhau được tô sáng với một màu khác nhau
  6. Nhấn nút Merge. Chi tiết các trường sẽ được hợp nhất cùng bản ghi Chào hàng chủ và trang chi tiết Chào hàng được trình bày cho các hoạt động thêm vào

Kết hợp các Chào hàng với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Sau khi tạo các Chào hàng, bạn có thể cần kết hợp các Chào hàng với các bản ghi khác, như các công việc, các sự kiện, các E-mail, các sản phẩm, các phần đính kèm và các ghi chú cho đến khi Chào hàng đạt được tới một giai đoạn nào đó nơi mà có có thể được biến đổi thành các khả năng theo mỗi quy trình bán hàng của tổ chức của bạn

Để kết hợp Chào hàng với các bản ghi khác

  1. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, bạn có thể cập nhật các chi tiết dưới đây:
    • Open Activities: Để thêm các công việc, các sự kiện (các hội nghị và các cuộc gọi). (Xem Chương <NO>,mục "Creating Activities")
    • History: Để lưu trữ các hoạt động đã kết thúc và các E-mail đã gửi
    • Products: Để thêm các sản phẩm (Xem Chương <NO> mục "Creating Products")
    • Attachments & Notes: Để đính kèm các văn bản và các ghi chú đến Chào hàng (Xem Chương <NO> mục "Adding Attachments")
  1. Sau khi cập nhật các bản ghi đã kết hợp, bạn có thể làm việc với bản ghi tiếp theo

Gửi E-mail đến các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Viết)

Bạn có thể gửi hàng loạt các E-mail đến các Chào hàng đã chọn trong module Chào hàng. Trước khi gửi E-mail, chắc chắn rằng Chào hàng bao gồm các địa chỉ E-mail đúng nếu không thì E-mail sẽ không được gửi đến Chào hàng tương ứng

Để gửi các E-mail đến một nhóm các Chào hàng

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home dưới mục Chào hàng Tool, nhấn vào Mass E-mail Chào hàng
  3. Trong trang Mass E-mail, làm như dưới đây
    • Theo mặc định, E-mail Template được hiệu hoá. Chọn mẫu được sử dụng từ danh sách chọn E-mail Template. Nội dung mẫu được trình bày dưới mục E-mail Template Body
    • Nhấn vào Matching Criteria. Bạn có thể tạo ra danh sách gửi mail các Chào hàng theo các tiêu thức thoả mãn cụ thể dưới mục Specify Criteria
  4. Nhấn nút Send để gửi thông điệp E-mail đến các Chào hàng đã chọn 

Xuất các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền xuất dữ liệu)

Đôi khi rất có ích để xuất các Chào hàng từ Zoho CRM đến các chương trình tính toán như Microsoft Excel, OpenOffice và các chương trình khác để phân tích thêm dữ liệu

Để xuất các Chào hàng đến các nguồn bên ngoài

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home dướI mục Chào hàng Tools, nhấn nút Export All Chào hàng
  3. Trong File Download, nhấn Save để lưu lại chi tiết Chào hàng dưới dạng file CSV/XLS

Biến đổi các Chào hàng thành các bản ghi bán hàng khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Biến đổi Chào hàng)

Chỉ một lần hiện trạng Chào hàng đạt đến một giai đoạn nào đó, nơi mà nó có thể có đủ điều kiện như một tiềm năng,…có một cơ hội cho các đàm phán thêm nữa với Chào hàng, nó có thể được biến đổi thành tài khoản, liên lạc và khả năng. Nó tuỳ thuộc vào quy trình bán hàng của tổ chức của bạn. Trong suốt việc chuyển đổi Chào hàng, tất cảc các trường trong chi tiết Chào hàng được biến thành các trường tài khoản, liên lạc và tiềm năng. Cả các danh sách có liên quan như là các công việc, các sự kiện

  Chú ý: Chỉ một lần Chào hàng được biến thành khả năng, hiện trạng các Chào hàng sẽ bị thay đổi thành Converted trong trang Trang chủ Chào hàng

Quy tắc biến đổi Chào hàng

Trong khi biến đổi Chào hàng thành một khả năng đầu tiên một tài khoản mới và liên lạc mới được tạo ra cùng với dữ liệu Chào hàng có liên quan và sau đó một khả năng mới được tạo ra. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác nhau đã biến đổi thành tài khoản, liên lạc và khả năng (tuỳ ý) trong suốt việc biến đổi Chào hàng

Trường Chào hàng

Biến đổi thành

Lời chào

Liên lạc: Lời chào

Tên

Liên lạc: Tên

Họ

Liên lạc: Họ

Công ty

Tài khoản: Tên

Chức vụ

Liên lạc: Chức vụ

Nguồn Chào hàng

Khả năng: nguồn Chào hàng

Ngành kinh doanh

Tài khoản: Ngành kinh doanh

Thu nhập hàng năm

Tài khoản: Thu nhập hàng năm

Chỉ định

Tài khoản, Liên lạc, Khả năng: Chỉ định

Điện thoại

Tài khoản: Điện thoại

Liên lạc: Điện thoại

Mobile

Liên lạc: Mobile

Fax

Tài khoản: Fax
Liên lạc: Fax

E-mail

Liên lạc: Email

Website

Tài khoản: Web site

Hiện trạng Chào hàng

Khả năng: Hiện trạng

Phân loại

Khả năng: Phân loại

Số nhân viên

Tài khoản: Số nhân viên

Đường

Tài khoản: Đường
Liên lạc: Đường

Thành phố

Tài khoản: Thành phố
Liên lạc: Thành phố

Bang

Tài khoản: Bang
Liên lạc: Bang

Mã bưu điện

Tài khoản: Mã bưu điện
Liên lạc: Mã bưu điện

Đất nước

Tài khoản: Đất nước
Liên lạc: Đất nước

Các trường tuỳ biến

Người sử dụng có thể thêm các trường tuỳ biến của họ

Để biến đổi các Chào hàng thành các bản ghi bán hàng khác

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home, chọn Chào hàng để biến đổI
  3. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Convert Chào hàng
  4. Trong Convert Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhập các chi tiết sau: 
    • Chỉ định - Chọn tên người sử dụng.
    • Tên Tài khoản - Hiển thị tên công ty. Trường này là không sửa đổi
    • Tên Khả năng - Ghi rõ tên khả năng
    • Ngày đóng Khả năng - Ghi rõ ngày đóng khả năng hoặc chọn ngày từ Lịch
  1. Nhấn Save.

Sắp xếp các trường tuỳ biến

(Đặc quyền truy cập: Quyền Quản trị hệ thống)

Theo mặc định, tất cả các trường Chào hàng thông thường được sắp xếp cùng với Tài khoản, Liên lạc và khả năng tương ứng

Để sắp xếp các trường Chào hàng với các bản ghi khác

  1. Nhấn Setup
  2. Trong trang Setup, mở rộng mục Thiết lập Chào hàng và nhấn vào Fields
  3. Trong trang Chào hàng Fields, Nhấn nút Map Custom Fields
  4. Trong trang Map Chào hàng Custom Fields, các trường tuỳ biến được hiển thị dưới cột Chào hàng Custom Fields

Thay đổi hiện trạng Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Khi việc khai thác đang được tiến hành, nó có thể rất có ích để thay đổi hiện trạng của một số Chào hàng trong một bước riêng lẻ. Hiện trạng Chào hàng có thể Tuỳ biến và nhà quản trị của bạn định dạng trường Chào hàng Status theo mỗi quy trình bán hàng của tổ chức của bạn. Bạn có thể thay đổi hiện trạng của một số Chào hàng riêng lẻ hoặc nhóm các Chào hàng

Để thay đổi hiện trạng của các Chào hàng riêng lẻ

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home, chọn Chào hàng.
  3. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Edit
  4. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, thay đổi hiện trạng Chào hàng từ từ danh sách chọn Chào hàng Status
  5. Nhấn Save để cập nhật hiện trạng Chào hàng

Để thay đổi hiện trạng các Chào hàng hàng loạt

  1. Nhấn vào Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home, chuyển đến mục Danh sách Chào hàng và chọn hộp kiểm tra tương ứng với Chào hàng. Bạn cũng có thể chọn tất cả các Chào hàng
  3. Nhấn nút Change Status
  4. Trong Chào hàng: trang Change Status, chọn hiện trạng từ danh sách chọn Select New Status và nhấn nút Update Status

Chú ý: Hiện trạng các Chào hàng sẽ được thay đổi thành một hiện trạng mới, không kể hiện trạng hiện tại của nó. Sử dụng thao tác này cẩn thận nếu không thì các Chào hàng tại các trạng thái khác nhau sẽ bị thay đổi thành hiện trạng mới vi phạm quy trình bán hàng của tổ chức của bạn. Nếu bạn không nắm chắc cách sử dụng thao tác này, thay đổi hiện trạng của Chào hàng lần lựot cho đến hết. Các cách khác khắc phục vấn đề này là đầu tiên timg kiếm các Chào hàng cùng với các hiện trạng đã quy định sau đó thay đổi hiện trạng hàng loạt

Thay đổi chủ sở hữu Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Khi việc khai thác đang được tiến hành, đôi khi nó có thể rất có ích để thay đổi chủ sở hữu của một số Chào hàng trong một bước đơn. Bạn có thể thay đổi chủ sở hữu của một Chào hàng riêng lẻ hoặc của một nhóm các Chào hàng

Để thay đổi chủ sở hữu của các Chào hàng riêng lẻ

  1. Nhấn vào thẻ Chào hàng.
  2. TrongChào hàng: trang Home, chọn Chào hàng
  3. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Edit
  4. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, thay đổi chủ sở hữu Chào hàng từ trường tra cứu Chào hàng Owner
  5. Nhấn Save để cập nhật chủ sở hữu Chào hàng

Để thay đổi chủ sở hữu của các Chào hàng hàng loạt

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home, đến mục Danh sách Chào hàng và chọn các hộp kiểm tra tương ứng với các Chào hàng. Bạn có thể chọn tất cả các Chào hàng
  3. Nhấn nút Change Owner
  4. Trong Chào hàng: trang Change Owner, chọn người sử dụng từ danh sách chọn Select New Owner và nhấn nút Update Owner để thay đổi hoàn toàn chủ sở hữu các Chào hàng.

Chú ý: Quyền sở hữu các Chào hàng sẽ bị thay đổi cho người sử dụng khác, không kể nó đang thuộc về chủ sở hữu hiện tại. Sử dụng thao tác này cẩn trọng, nếu không thì các Chào hàng đang thuộc về những người sử dụng khác nhau sẽ bị thay đổi cho người sử dụng mới. Để khắc phục vấn đề này, đầu tiên bạn có thể tìm kiếm các Chào hàng cùng với tên chủ sở hữu đã quy định sau đó thay đổi chủ sở hữu hàng loạt

Xem các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các chiến dịch từ mục Chào hàng Reports. Ngoài ra để báo cáo bạn có thể truy cập vào một trong các bảng tổng hợp dưới module Chào hàng

Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Chào hàng:

  • Các Chào hàng theo nguồn
  • Các Chào hàng theo hiện trạng
  • Các Chào hàng của hôm nay
  • Các Chào hàng theo quyền sở hữu
  • Các Chào hàng đã biến đổi
  • Các Chào hàng theo ngành kinh doanh

Để xem báo cáo Chào hàng

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home, đến mục Chào hàng Reports
  3. Nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định. Báo cáo được trình bày trong trang Report, mà có thể được Tuỳ biến thêm nữa theo các yêu cầu của bạn

In chi tiết Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể xem chi tiết Chào hàng trong mẫu In và In chúng sử dụng chức năng trình duyệt In

Để In chi tiết Chào hàng

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home, đến mục Danh sách Chào hàng và chọn Chào hàng đã quy định
  3. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Printable View
  4. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Print Page. Bạn có thể In các văn bản sử dụng chức năng In trình duyệt Web

Xoá các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết/Xoá)

Đôi khi bạn có thể cần xoá một số các Chào hàng không cần thiết từ hệ thống Zoho CRM cho kinh nghiệm người sử dụng tốt hơn. Bạn có thể coi xoá Các Chào hàng là không hữu ích cho tham khảo sau này

Chú ý: Các Chào hàng đã xoá được lưu trữ trong Recycle Bin. Nếu đã quy định bạn có thể phục hồi lại các Chào hàng đã xoá. Nhưng nếu bạn xoá các Chào hàng trong Recycle Bin, bạn không thể phục hồi lại được lần nữa

Để xoá các Chào hàng riêng lẻ

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home, chọn Chào hàng
  3. Trong Chào hàng: trang <Tên Chào hàng>, nhấn nút Delete
  4. Trong Confirmation, nhấn OK để xoá hoàn toàn Chào hàng

Để xoá các chiến dịch hàng loạt

  1. Nhấn Chào hàng
  2. Trong Chào hàng: trang Home page, đến mục Danh sách Chào hàng và chọn các hộp kiểm tra tương ứng với Các Chào hàng để xóa
  3. Nhấn nút Delete
  4. Trong Confirmation, nhấn OK để xóa hoàn toàn các Chào hàng

Tuỳ biến các Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Quản trị hệ thống)

Việc Tuỳ biến của module các Chào hàng bao gồm, đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách chọn trong các trường thông thường, thêm các trường Tuỳ biến mới, sửa đổi sắp xếp trang các Chào hàng và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quá trình quản lý Chào hàng của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24: Tuỳ biến Zoho CRM

Thiết lập các quy tắc nhiệm vụ Chào hàng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Quản lý Chào hàng)

Bạn có thêr thiết lập các quy tắc nhiệm vụ Chào hàng dựa trên quá trình phân bổ Chào hàng tổ chức mở rộng của bạn (dựa trên các khu vực bán hàng) vì thế các Chào hàng đã tạo ra trong công cụ nhập được tự động ấn định đến các thành viên đội bán hàng tương ứng

Luồng công việc nhiệm vụ Chào hàng

  • Tạo các quy tắc nhiệm vụ Chào hàng
  • Kết hợp quy tắc ghi vào quy tắc nhiệm vụ, mà bao gồm tiêu thức thoả, chọn người sử dụng và thêm luồng công việc mặc định
  • Chọn quy tắc nhiệm vụ đã quy định trong công cụ nhập Chào hàng
  • Trong suốt việc nhập, đầu tiên quy tắc nhiệm vụ được đánh giá và các Chào hàng được chỉ định đến người sử dụng Zoho CRM tuỳ theo tiêu thức thoả mãn

Các hạn chế

  • Bạn có thể tạo tới 20 quy tắc nhiệm vụ Chào hàng
  • Trong mỗi quy tắc nhiệm vụ, bạn có thể kết hợp tới 20 tiêu thức khác nhau
  • Thậm chí dù cho bạn có thể thiết lập các quy tắc phức tạp, những người sử dụng có thể chọn một quy tắc riêng biệt
  • Quy tắc nhiệm vụ Chào hàng có thể chỉ được sử dụng cho các Chào hàng đã tạo ra cho qua công cụ nhập

Để thiết lập các quy tắc nhiệm vụ Chào hàng

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong trang Settings Home, dưới mục Thiết lập Chào hàng nhấn vào Assignment Rules
  3. Trong trang Chào hàng Assignment Rules, dưới mục Rules List danh sách của các quy tắc mặc định được hiện ra. Nhấn vào nút Create New Rule để thêm quy tắc mới
  4. Trong trang New Rule, ghi rõ quy tắc trong trường Rule Name và nhấn Save.

 

Chỉ ra Tên Quy luật
  1. Trong trang Chào hàng Assignment Rule Entrye, dưới mục Rules Entries danh sách của các mục quy tắc mặc định được trình bày. Nhấn nút Create New Rule Entry để thêm mục quy tắc mới
  2. Trong trang Rule Entrye, làm như sau:
    1. Ghi rõ tiêu thức: Chọn tiêu thức thoả để đánh giá quy tắc (Tham khảo Chương 25: Quản lý luồng công việc)
    2. Chọn người sử dụng: Chọn người sử dụng mà Chào hàng phải được ấn định.
    3. Thêm công việc: Chọn luồng công việc để ấn định (Tham khảo Chương 25: Quản lý luồng công việc)
  3. Nhấn Save.

 

Chỉ ra Chi tiết Quy luật

Nắm bắt các Chào hàng từ Website (Mẫu Web-to-Lead)

(Đặc quyền truy cập: Quyền quản trị Web-to-Lead)

Sử dụng mẫu Web-to-Lead tổ chức của bạn có thể cho phép khách thăm Website đưa ra các thông tin của họ ngay lập tức vì thế bạn có thể tạo ra các Chào hàng ngay lập tức. Tất cả các Chào hàng đã nắm bắt được qua Website đầu tiên được ấn định đến Nhà quản trị Chào hàng, mà có thể được ấn định lại cho những người bán hàng tương ứng

Các điểm quan trọng

  • Bất cứ khách thăm Website của bạn có thể đưa ra các Chào hàng và đưa ra bất kỳ thông tin nào. Do đó bạn không thể kiểm soát được Spam
  • Tất cả các Chào hàng đầu tiên được ấn định đến người sử dụng đã chọn trong trang các sắp đặt Web-to-Lead. Nhà quản trị Chào hàng có thể thay đổi quyền sở hữu Chào hàng cho người sử dụng khác
  • Để gửi tự động các hồi âm đến khách truy cập chọn mẫu e-mail đã quy định từ các sắp đặt Web-to-Lead
  • Mẫu Web-to-Lead đã tạo ra chỉ bao gồm mẫu Web các thẻ có liên quan. Bạn phải có thêm nữa mẫu Chào hàng đã tạo ra Tuỳ biến theo dãy các quy định Website của bạn
  • Kiểm tra luồng công việc hoàn thành của mẫu Web-to-Lead, trước khi công bố trên Website

            Chú ý: Để tạo một Chào hàng, các trường Họ và Tên công ty là bắt buộc. Nếu những khách thăm Website của bạn không nhập các trường, Chào hàng với tên công ty là "Not Available" được tạo ra

Để tạo mẫu Web-to-Lead

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong trang Settings Home, dưới mục Thiết lập Chào hàng nhấn vào Web-to-Lead
  3. Trong trang Capturing Chào hàng from Website, làm như dưới đây
  4. Hiệu hóa tuỳ chọn Web-to-Lead cho tổ chức của bạn: Tham khảo mục Để định cấu hình các sắp đặt Web-to-Lead
  5. Thiết lập Các trường Chào hàng tuỳ biến trong mẫu Web-to-Lead: Tham khoả mục Để thêm các trường Chào hàng tuỳ biến trong mẫu Web-to-Lead
  6. Tạo ra trang HTML theo mỗi các trường của bạn trong mẫu Web-to-Lead: Tham khoả mục Để tạo trang HTML cho mẫu Web-to-Lead
  7. Trang HTML đã tạo ra bao gồm các chủ đề mẫu Web và các thẻ HTML tốI thiểu. Tuỳ biến trang web tuỳ theo các quy định bố trí Website của bạn
  8. Công bố mẫu Web-to-Lead trong Website của bạn. Khách thăm của bạn có thể đưa ra các thông tin liên lạc của họ, mà sẽ gửi vào module Chào hàng. Tất cả các Chào hàng đã thu được qua mẫu Web được ấn định đến Chủ sở hữu đã chọn trong trang các sắp đặt Web-to-Lead

Để định cấu hình các sắp đặt Web-to-Lead

  1. Trong trang Capturing Chào hàng from Website nhấn vào Web-to-Lead
  2. Trong trang Web-to-Lead Settings làm như sau:
  3. Enable Web-to-Lead: Chọn hộp kiểm tra mẫu Web-to-Lead hoạt động
  4. Return URL: Ghi rõ URL của trang được hiển thị sau khi khách thăm đưa ra trường hợp nào đó (Ví dụ, Cảm ơn trang vì thông tin đưa ra)
  5. Default Chào hàng Owner/Creator: Ghi rõ người sử dụng Zoho CRM mà trường hợp phảI được ấn định
  6. Web to Contacs: Hiệu hoá tuỳ chọn này để tạo ra liên lạc trong lúc đưa ra trường hợp. Tên liên lạc và E-mail là các trường bắt buộc mà phải được thêm vào mẫu Web-to-Lead
  7. Default Response Template: Chọn mẫu hồi âm e-mail tự động mà được sử dụng để gửi e-mail đến khách hàng đưa ra trường hợp.
  8. Nhấn Save. Các Chào hàng thu được từ Website được hiện hữu lần nữa. Tiếp theo chuyển sang bước tiếp theo

Để thêm các trường Chào hàng tuỳ biến vào mẫu Web-to-Lead

  1. Trong trang Capturing Chào hàng from Website nhấn vào Setup Custom Chào hàng Fields
  2. Trong mục Chào hàng Fields thêm các trường tuỳ biến đã được thêm vào. Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24:Tuỳ biến Zoho CRM
  3. Chỉ một lần bạn hoàn thành việc tuỳ biến trường, nhấn vào Web-to-Lead dướI mục Thiết lập Chào hàng

Để tạo trang HTML cho mẫu Web-to-Lead

  1. Trong trang Capturing Chào hàng from Website nhấn vào Generate the HTML
  2. Trong trang Generating HTML for Web-to-Lead, làm như sau:
  3. Select Web Form Fields: Chọn các trường Chào hàng được trình bày trong Web Form
  4. Confirm Password: Ghi rõ mật khẩu của bạn(Người sử dụng mà tạo ra mẫu Web-to-Lead) để xác nhận tài khoản của bạn trong dịch vụ Zoho CRM on-demand
  5. Nhấn nút Generate HTML
  6. Trong trang Copy Generated HTML, copy nội dung HTML và paste vào trình soạn thảo HTML yêu thích của bạn và nhấn nút Finish
  7. Tuỳ biến mẫu Web-to-Lead (trang HTML) theo dãy các yêu cầu Websie của bạn và công bố trên Website của bạn

  Chú ý: Nếu bạn đổi mật khẩu của bạn sau khi công bố mẫu Web-to-Lead, hãy chắc chắn rằng việc cập nhật các thông tin sau đây trong mẫu Web-to-Lead

Ví dụ:

<!-- Begin: Do not edit the section -->
<form action="http://zohocrm.com/crm/WebtoChào hàngervlet?encoding=UTF-8" method="POST">
<input type='hidden' name='orgId' value='1'/>
<input type='hidden' name='xnQsjsdp' value=Z29wYWxzQGFkdmVudG5ldC5jb20=/>
<input type='hidden' name='xmPqMMnsd' value=dGVzdGl0/>
<input type='hidden' name='actionType' value=Q2FzZXM=/>
<input type='hidden' name='returnURL' value='http://www.zohocrm.com' />
<!-- End: Do not edit the section -->

Mặt khác các Chào hàng đã đưa ra trong Website sẽ không được giữ trong module Chào hàng, nếu đúng với xác nhận sẽ không thực hiện

Chấp thuận các Chào hàng đã lấy được qua Website

(Đặc quyền truy cập: Quyền  Web-to-Lead)

Theo mặc định, các Chào hàng đã lấy được qua Website được chỉ định đến một trong Các nhà quản trị Chào hàng mà có thể cập nhật các Chào hàng cùng các thông tin thêm và chỉ định đến NgườI bán hàng tương ứng trong tổ chức của bạn. Nó sẽ không cho phép những người bán hàng của bạn tập trung phần lớn trên các Chào hàng ưu tiên cao (Chào hàng bao gồm thông tin liên lạc chính xác và hứng thú với đề nghị của bạn)

Để chấp thuận các Chào hàng từ Website

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong trang Settings Home, dưới mục Thiết lập Chào hàng nhấn vào Approve Web Chào hàng
  3. Trong trang Web-to-Lead Approval, dướI danh sách Web-to-Lead, các Chào hàng được hiện ra. Xem chi tiết Chào hàng, chỉ định đến ngườI sử dụng cụ thể và nhấn vào nút Approve. Sau này chủ sở hữu Chào hàng có thể tiếp tục Chào hàng tiếp theo Chào hàng trước đó

Các câu hỏi thường gặp

1. Có thể tạo ra một Chào hàng mà không có tên công ty được không?

Trả lời: Không, bạn không thể tạo ra một Chào hàng mà không có tên công ty. Trong hệ thống Zoho CRM Tên công ty và Họ là các trường bắt buộc do đó bạn phải ghi rõ cả hai để tạo Chào hàng phù hợp với mô hình B2B

2. Các Chào hàng của tôi hứng thú với nhiều loại sản phẩm/các dịch vụ mà tôi bán. Tôi có thể thêm tất các sản phẩm trong một Chào hàng như thế nào?

Trả lời: Bạn có thể thêm các sản phẩm vào một Chào hàng từ trang Chi tiết Chào hàng dưới danh sách các sản phẩm có liên quan

3. Chuyện gì sẽ xảy ra với các hoạt động mở của tôi đã kết hợp với các Chào hàng mà đã biến đổi?

Trả lời: Sau khi biến đổi Chào hàng thành Tài khoản, Liên lạc và khả năng, các hoạt động có liên quan đến Chào hàng được kết hợp với Liên lạc

4. Sau khi biến đổi Chào hàng tôi không thể nhìn thấy chi tiết Chào hàng. Có phải nó đã bị xoá khỏi hệ thống không?

Trả lời: Sau khi biến đổi Chào hàng hiện trạng Chào hàng sẽ được chuyển thành Converted do đó bạn không thể thấy chi tiết Chào hàng trong List view. Bạn có thể xem danh sách các Chào hàng đã biến đổi bằng cách chọn xem Converted

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.